知识管理视域下企业档案管理信息化建设
作者：苗倩 来源： 日期：2026年1月21日随着数字经济的蓬勃发展，数字技术和互联网思维正深刻影响着企业管理变革。面对日新月异的技术革新和市场竞争，企业档案管理人员也应顺势而为，积极引入知识管理理念、方法和工具，推进档案管理信息化建设。本文从档案价值属性、知识创造与创新、企业核心竞争力等视角出发，对知识管理融入企业档案管理信息化建设的重要意义进行了探讨，提出了强化档案管理意识与战略规划、深化档案信息资源整合与利用等路径与策略，旨在为推动企业档案管理信息化建设提供有益参考。
在现阶段社会经济发展过程中，各企业的档案管理工作可以被认同为企业的无形资产，对于提升企业的竞争力发挥着非常关键的作用。但是由于各种因素的影响，现阶段企业档案管理信息化建设仍然面临一定的问题。一方面，由于缺乏对档案资源的合理利用与开发，导致大量有价值、可利用的档案信息处于沉睡状态，严重制约了企业核心竞争力提升；另一方面，一些企业虽然建有数字档案馆等信息化基础设施，但因未实现对各类数据资源的集成管理与深度挖掘，致使其未能充分发挥出应有作用。因此，大力推进企业档案管理信息化建设，既是强化企业知识资产管理、促进企业健康发展的客观要求，也是建设创新型国家、提高全社会创新能力的现实需要。
一、知识管理视域概述
知识管理是近年来兴起的一个新概念，国内学者对于知识管理的定义有很多种。可以基本认为，知识管理就是在信息技术和知识经济条件下对组织中的知识进行管理，以最有效地获取、创造、传递、分享、应用和创新知识的过程。从研究内容来看，知识管理包含两个层次：一是知识本身的管理，即对知识本身及其相关的资源如人力资源、物质资源等的管理；二是知识运用与管理的过程，即企业在创造和管理知识的基础上，如何通过有效的途径将知识转化为产品或服务，实现知识共享，使其价值得以发挥，可以把知识管理看作是一种“知识运营”活动，它是基于信息技术的一种新型的战略管理模式[1]。
二、知识管理视域下企业档案管理信息化建设的重要意义
（一）档案管理效能的全面跃升
知识经济时代，信息资源日益成为企业经营管理的核心资产。对此，世界上许多大企业都在积极地进行知识资源的管理与开发，力图最大限度地挖掘和利用企业的隐性知识资源，实现知识的增值、创新和分享。作为一种重要的无形资产，企业档案中蕴含着大量有价值的信息，是企业无形资产的重要组成部分，对其进行信息化管理，能够大大提升企业的竞争能力。
伴随着计算机网络技术的飞速发展，档案管理逐渐向数字化、网络化、智能化方向发展。通过对电子文件进行采集、存储、检索、加工、利用等过程，构建起一个动态的、高效的、有序的档案信息库，以满足各种应用需求。20世纪90年代以来，美国、日本等发达国家掀起了一股“知识工程”热潮，这一运动在21世纪初达到高潮。为了顺应国际趋势，我国政府也从1994年开始实施了国家信息化重大工程——金桥工程，将信息化建设列为重点工作之一[2]。
（二）企业核心竞争力的知识赋能
知识经济时代，企业间的竞争已不再是产品、服务、技术等方面的竞争，而是核心竞争力的竞争。而企业核心竞争力能否提升的关键在于信息和知识的获取与创新，这就要求企业必须高度重视知识管理工作。
企业档案管理作为企业知识管理的重要组成部分，其在提升企业核心竞争力方面的作用主要体现为：一是知识存储功能。通过建立档案信息资源体系，将企业的业务管理活动过程中形成的相关知识进行有效收集和整理，进行科学分类，使之成为可供共享的知识资源，更好地满足企业不同岗位人员学习、研究、借鉴、复制、更新、积累和应用知识的需求，充分发挥知识对企业发展的支持和推动作用。二是知识服务功能。通过电子文件系统、网络等渠道，以数字化的形式将知识资源向社会大众开放，促进知识流动和扩散，拓展知识服务领域，实现知识的增值。三是知识创造功能。利用信息化技术对现有知识进行挖掘、提炼、分析，找出其中隐含的规律、关系，总结出新的知识，并对新产生的知识进行规范化管理，最大限度地保证知识的安全性和可靠性，防止知识流失，从而提高知识的利用率。四是知识评价功能。借助数字化、智能化的信息技术，可以从多个角度对所存储的知识资源进行多维度的定量分析，准确客观地反映知识资源的真实价值，为企业的决策提供重要参考依据[3]。
（三）档案管理现代化的技术驱动
随着社会的不断发展，信息技术在我国各个领域都得到了广泛应用。这其中包括企业档案管理在内的许多领域，档案部门是国家信息资源的重要组成部分，也是一种重要的社会文化资源，同时还是企业日常工作中不可或缺的重要环节。新时期下档案管理部门需要适应时代的变化和发展，加强信息化建设，优化管理模式，提升自身价值。与此同时，大数据、云计算、物联网等新型技术的出现为档案管理提供了全新的思路和手段，有利于推动档案管理走向现代化。
三、知识管理视域下企业档案管理信息化建设面临的主要问题
（一）档案管理意识的滞后性
在当前信息技术发展日新月异的大环境下，企业档案管理也面临着前所未有的挑战。为了适应时代的发展和企业管理的要求，档案管理部门需要将自己的服务理念和服务方式进行改革，逐渐实现由传统模式向信息化、数字化的转变。但由于部分企业领导缺乏对档案工作的重视，导致了档案管理意识的滞后性，这就使得档案管理信息化建设出现了很多问题，阻碍了企业知识管理目标的实现。一是许多企业仍然缺乏有效的信息收集机制，不能及时了解最新动态和市场信息，因此无法为企业决策提供有力依据；二是缺乏档案资源建设的整体规划，没有将档案资源的建设与企业发展紧密结合起来，从而导致企业资产流失严重；三是缺乏对现有档案信息的充分利用，不能够将档案信息与业务工作相融合，形成知识库，最终影响到企业的可持续发展；四是档案安全意识淡薄，造成档案丢失或被篡改等情况时有发生，严重威胁了企业利益[4]。
（二）信息化技术的瓶颈制约
信息技术在企业知识管理中的应用，对促进企业知识管理模式转型升级、提升企业核心竞争力具有重要意义。但是，当前我国企业档案管理信息化建设普遍面临着信息化技术瓶颈问题，主要表现为以下三个方面：第一，档案信息的数字化程度不高。据不完全统计，目前我国约有70%的档案尚未实现数字化，没有形成真正意义上的电子档案。这不仅严重制约了档案信息资源开发利用的广度与深度，而且阻碍了档案管理信息化进程。第二，档案信息安全保障能力较弱。虽然当前档案信息已由纸质向电子化转变，但仍存在着诸多安全隐患，如档案原件及档案电子化过程中产生的文档碎片被非法窃取，敏感档案因网络攻击而遭到篡改、泄露等。第三，档案信息化标准建设滞后。长期以来，我国企业档案信息化工作基本处于各自为政的状态，缺乏统一的行业规范和技术标准，造成了档案信息共享困难、系统集成难、数据难以互通等问题[5]。
（三）档案信息资源整合的复杂性
目前我国企业档案管理信息化建设还处于起步阶段，整体水平不高，其面临的困难和问题有很多，其中一个主要方面就是档案信息资源整合的复杂性。这不仅影响到企业信息化建设的效果，而且制约着企业档案价值的发挥。
所谓档案信息资源整合的复杂性，即指档案信息资源的分散与整合过程中所涉及的一些复杂性因素。在实践中，由于缺乏有效的组织管理手段，导致大量重要档案信息丢失或损坏；由于缺乏科学的分类标准，造成各类档案信息混杂在一起难以鉴别，从而给信息检索带来麻烦；由于缺乏必要的沟通协调机制，难以实现各部门间档案信息资源共享，造成了巨大的社会资源浪费。
四、知识管理视域下企业档案管理信息化建设优化策略
（一）强化档案管理意识与战略规划
随着科技的不断进步和社会经济的快速发展，新时代对于企业的档案管理提出了更高的要求。企业需要强化档案管理意识，将其作为一项重要任务来抓，不断提升员工的档案管理水平，使之成为企业的宝贵财富。
制定科学合理的战略规划是做好企业档案管理工作的关键，只有科学的战略规划才能有效推动企业档案管理工作的顺利开展，实现资源共享，提高档案管理效率。企业应结合实际情况，制定符合自身特点的档案管理战略，并将其融入到企业的整体发展规划中去，确保档案管理工作能够得到足够的支持和保障。还需要根据企业发展战略的调整及时更新和完善档案管理战略规划，以适应企业发展的需求[6]。
（二）提升信息化技术与安全保障
在大数据时代背景下，传统档案工作中存在的问题愈发凸显，不利于企业内部知识的传播与共享，严重阻碍了企业创新能力的发挥。在此背景下，需要借助信息化技术将现有档案资源进行整合，建立健全数据库，对企业知识资源进行搜集与处理，不断完善知识图谱，更好地服务于企业的发展。在此过程中，应重视信息化基础设施建设，通过合理配置网络设备、服务器等硬件设施来提升信息存储与传输效率，确保数据信息能够得到有效保存，也要注意加强档案数据安全防护体系的构建，严防信息泄露，维护企业利益。
（三）深化档案信息资源整合与利用
目前，我国企业档案管理大多是由档案管理员来完成，缺乏有效的组织和协调，这使得档案管理工作效率低下、效果不佳。要实现档案信息资源的高效利用，就必须建立健全档案信息资源整合机制，明确各部门的职责和分工，充分利用现代信息技术手段，如云计算、大数据等，提高档案信息资源整合的效率和质量，针对不同的档案信息资源，应采取不同的整合策略和方法，如对于行政类档案，可以将其与人事档案进行整合，建立员工电子档案库；对于财务类档案，则可以将其与财务数据进行整合，建立财务数字档案库；而对于企业重要的经营活动类档案，则可以与相关的经营数据进行整合，建立经营数字档案库。
（四）加强档案管理人员队伍建设与激励
企业档案管理人员作为企业重要的人才资源，其队伍的建设与激励水平在很大程度上决定着企业知识管理的效率。因此，以知识管理视角来优化企业档案管理信息化建设策略，必须重视档案管理人员队伍的建设和激励问题。加强档案管理人员专业素质培训，提升其综合能力，增强其对新技术、新设备的掌握能力。针对不同对象、不同层次档案工作者，档案部门应根据未来档案工作的发展趋势和结合本单位档案工作的实际情况，制定切实可行的培训计划，既注重对档案管理专业知识的培训，又兼顾计算机、网络、法律等方面知识的传授，还要加强职业道德教育。岗位培训可采取灵活多样的培训形式，如参加业务培训班、专题讲座、组织档案人员外出学习等等。还要注重对档案管理人员的激励机制建设，通过设置合理的薪酬福利制度和晋升通道，吸引高素质人才加入档案管理工作中来，激发其积极性和创造性。
结语
综上所述，信息时代的到来，为企业档案管理信息化建设提供了契机，同时也给企业带来了挑战。面对激烈的市场竞争，企业要想在竞争中立于不败之地，就需要对现有的档案管理模式进行改革和创新。但目前我国企业档案管理信息化建设仍处于初级阶段，存在档案管理意识滞后、技术瓶颈制约、档案信息资源整合复杂以及档案管理人员能力有限等问题。因此，只有加强企业领导对档案管理信息化重要性的认识、加快档案管理信息系统建设步伐，才能有效推动企业档案管理信息化建设，进而提高企业的核心竞争力。
