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以内控视角探讨企业库房管理归属优劣

在企业管理中，库房管理连接采购、质检、生产及财务成本管理，是企业经营管理中的重要一环。库房管理围绕存货展开，存货是企业资产中的流动部分,存货管理贯穿于企业生产经营的全过程，其资产效能指标如：存货周转率、存货积压等指标情况直接影响企业发展战略的实现，是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础。内部控制要求企业加强存货管控，全面梳理存货管理流程，及时发现存货管理中的薄弱环节，采取有效措施及时加以改进，确保存货的安全，提高其资产效能。

库房的管理归属对于防范存货管理风险，有效实施内部控制，提高其资产效能至关重要，是许多企业面临解决或正在实践探讨的问题。企业一般会纠结于库房归属采购部门管理还是生产部门管理，管理效果会更好。我们通过分析存货管理中各单位的职责分工、管理目标以及与存货管理相关的内控管理环节入手，探讨库房管理的归属优劣。

一、职责分工及管理目标分析

（一）采购部门

主要职责是负责采购计划的编制、实施及资金支付计划的编制；负责物资及时到货，供应生产；负责对采购物料质量问题的交涉、索赔、处理等工作。

管理目标是确保物资及时供应生产，合理降低采购成本，合理降低存货余额及物资积压。

（二）库房

主要职责是负责库房安全、规范管理；物资到货验收、入库管理、出库管理；负责库存物资预警管理。

管理目标是规范管理，保证库存物资资产安全；库存预警，保证存货处于最佳库存状态，合理降低存货资金占用； 账实相符，合理保证财务成本归集完整、及时、真实。

（三）生产部门

主要职责是负责组织产品合同订单生产及生产计划的编制与管理；负责生产过程中的材料领用。

管理目标是安全生产，合理降低生产成本及各项制造费用，按期交付产品。

二、存货相关内控管理环节

企业生产经营活动中与库房相关的存货内控管理环节主要包括：采购计划制定、物资到货、质量检验、物资入库、物资出库、仓储保管、盘点清查等。

三、按存货内控管理环节分析库房管理归属优劣

（一）采购计划制定

采购计划制定通常由采购部门负责，根据生产经营需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

采购部门负责制定采购计划，须根据物料需求计划、工艺定额和当前库存，综合考虑市场供求等因素，合理确定采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。采购计划不合理，可能导致存货积压或生产缺料，采购部门是存货积压指标的主责部门，并对及时供料负责，因此采购部门较生产部门更关注“当前库存”，为确保“当前库存”真实、可用，必然会促使其加强库房管理。

采购计划环节，采购部门负责库房管理，具有管理优势。

（二）物资到货

采购物资到货，库房对接收的物资根据采购文件(采购订单、到货通知单等)进行初步验收，核对物资名称、规格、数量、材质及包装物，检查外观质量等，并放置在待验区或注明待验标识等待检验；物资核对完成后，填写到货台账，登记到达日期、品名、规格、型号、材质、数量、供货单位、车号及包装物等。

采购部门需依据生产计划、库房容量合理安排到货批次，并向库房传递采购订单、到货通知单等物资信息。到货批次安排不合理，一次到货过多，可能导致库房容量不够、存货积压，库房由采购部门负责管理，会同步考虑库房的规范管理，物资信息传递也会因为无部门间壁垒更加顺畅。

物资到货环节，采购部门负责库房管理，具有管理优势。

（三）质量检验

无论是外购原材料或商品，还是本企业生产的产品，都必须经过质量检验环节，以保证存货的数量和质量符合合同有关规定或产品质量要求。

物资到货后，采购部门负责提请质量部门对到厂物资进行检验，检验合格后入库。验收程序不规范，可能导致数量、质量不符合要求，以次充好、账实不符。生产部门负责库房管理会较采购部门更关注质检环节，对采购进行牵制，对入库前的检验环节严格要求，未经质检严禁入库。

质量检验环节，生产部门负责库房管理，具有管理优势。

（四）物资入库

物资质检合格后进行入库管理，企业一般通过ERP系统进行信息流管理，并与实物流动态保持一致。此环节涉及材料定额管控、存货资金占用等指标。

为控制材料成本，企业实行材料定额控制，材料定额指标一般由生产部门负责管控。为加强材料成本管控，入库前库房对材料是否超定额进行把控，对于由于采购原因（如：超需求、超定额采购）导致的超定额情况，实行事前控制，入库前明确超定额原因，获取超定额报告。若采购部门负责库房管理存在弱化采购原因导致的超定额管控的风险。

存货资金占用指标一般由采购部门负责控制，为确保存货资金占用不超预算指标，若由采购部门负责库房管理，可能存在考核时点实物已到货，信息系统暂不做入库处理，造成管理信息不真实风险。

入库环节，生产部门负责库房管理，具有管理优势。

（五）物资出库

生产部门根据生产需要，申请物资领用，需按材料定额管控。库房核对经过审核的领料单或发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。

这一环节，生产部门负责库房管理，可能存在存货领用发出审核不严格、手续不完备、超定额领料、物资流失风险。

出库环节，采购部门负责库房管理，具有管理优势。

（六）仓储保管

库房按管理规定对库存物资进行实物管理，库房规范管理，包括存货安全、有序摆放、账实相符、库存预警等。

存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费等风险。库存预警不及时可能导致生产缺料。由于存货资金占用、物资积压指标及采购计划由采购部门负责，为防止风险，会促使其加强库房管理。

仓储保管环节，采购部门负责库房管理，具有管理优势。

（七）盘点清查

    盘点清查是保证账账相符（数量）、账实相符（质量）的关键管理环节，存货盘点清查不重视，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况，同时账实不符，会导致成本归集不完整、反映不及时、不真实，从而造成成本错误，可能误导企业产品定价，盈利核算不准确，遭受监管部门处罚等风险。

由于企业存货资金占用、物资积压指标及采购计划一般由采购部门负责，因此采购部门较生产部门更重视盘点清查工作，促使其加强库房管理。

盘点清查环节，采购部门负责库房管理，具有管理优势。

四、结论

综上，由于采购部门管理职责随着物料移动基本贯穿管理流程的各个环节，同时需兼顾指标，在库房管理方面，具备内驱动力，促使其管好库房，管理优势较多。生产部门虽然在质检和入库环节具有管理优势，但由于其主要管理目标是组织生产、按期交付产品，管好库房的内驱动力不足。两相比较，采购部门负责库房管理更具管理优势。

五、持续改善

不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式,即使同一企业，不同类型存货的业务流程和管控方法也可能不尽相同。库房管理无论归属哪个部门，都会存在管理优劣，弥补劣势的措施应是结合本企业的生产经营特点，针对业务流程中主要风险点和关键环节，制定有效的控制措施，同时利用内外部监管力量，持续优化管理。

（一）在监管方面，财务部门在存货清查盘点、指标管控环节的作用尤其突出，加强存货清查盘点监管、强化指标管控执行力度是弥补管理劣势，加强过程监控，促进库房管理的必要措施。

（二）借助内外部审计力量，持续改善提升。内部审计及内部控制评价是企业确保内部控制有效实施的重要手段，企业可以充分利用审计及内部控制评价结果，对发现缺陷进行整改，从而达到持续改善的目的。外部中介机构在对企业进行财务报表审计以及国家相关部门在对企业检查时也会提出内部控制相关问题。因此，企业通过内外部的监督检查，可以进一步提高内部控制的完善程度及其有效性。

（三）充分利用ERP信息管理系统，强化会计、出入库等相关记录，强化内部控制刚性约束，防止篡改业务数据、扭曲经济业务真相以及违反内部控制等不良现象的发生，也是确保存货管理全过程风险得到有效控制的行之有效的手段。