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浅议合同倒签管理

合同管理与企业生产经营是密不可分的，同时也是不可或缺的管理方式，是防范企业法律风险的最主要手段。目前公司合同管理已实现了法律化、程序化、规范化、信息化等管控方式，使合同管理达到了较高水平。但是在合同管理过程中还存在许多问题，需要解决，特别是合同倒签问题，已影响到合同管理的正常开展，成为生产经营正常发展的不利因素，使公司面临合法权益受到侵害的风险。

合同倒签及风险

1、合同倒签是指合同双方当事人在合同签订生效以前已经开始实际履行合同内容，而在合同履行过程中或者在合同履行完毕后补签合同的情形。齐鲁公司结合炼化企业生产特点，将合同倒签分为两种情形：正常合同倒签、非正常合同倒签。

齐鲁公司将下列合同认定为正常合同倒签：

（1）出现生产事故，急需进行设备抢修、工程施工和急需的物资采购。

（2）产品堵库急需立即委托储存、运输。

（3）其他紧急情况。

非正常合同倒签是指除上述正常合同倒签之外的其他后补合同行为。

2、合同倒签存在的风险：

（1）法律风险

合同倒签实际上是履行完成的合同，因为没有签订书面合同，双方的权利义务不明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷，产生纠纷后由于证据难以取得，解决起来又比较困难，合同也失去了事前控制的作用和防范法律风险的作用。如物资采购，因双方未签订合同，仅口头进行约定，在货物交付时，采购方发现货物的规格型号及质量与双方约定的不一致，导致法律纠纷的产生，从而影响了生产。再如工程施工和维修类项目，在施工过程中，承包人发生安全伤亡事故，因双方未签订合同，无法界定责任，给发包方造成了不仅仅是经济上的损失，同时因司法介入，给发包方带来安全连带责任的法律风险。

（2）管理风险

因合同倒签是一种非正常状态，它的存在本身就意味着管理风险的存在。

合同倒签是公司合同管理制度明令禁止的，它的发生对合同送审率、签约率、履行率产生了负面影响，导致合同管理效率和质量下降，管理秩序紊乱。同时与公司内控制度及管理流程要求相背离。无论该行为是否给公司利益造成了实际损失，都是严禁发生的，它的存在本身即说明了公司内控制度没有执行到位，存在管理上的漏洞。

合同倒签造成合同统计的不真实，合同管理作为公司生产经营一个重要环节，其统计的准确性真实性直接对公司的决策造成直接影响，若数据的不准确不真实给公司决策带来严重的后果。

（3）公司依法治企停滞不前的风险

合同管理是推动公司依法治企的方式之一，同时也是依法治企的表现形式。若合同倒签特别是非正常状态下的合同倒签经常发生，使部分人员法律意识、风险意识进一步淡化，自我保护不强，长此以往，给公司带来法律风险的机会增多，造成公司推动依法治企的难度加大，也影响到公司的正常发展。

二、原因分析

1、合同倒签风险防范意识差。一是部分人员未意识到合同倒签的危害性和严重性以及引起法律后果；二是合同主办部门对合同的重要性和必要性没有正确的、充分的认识；三是个别经办人员无视公司规章制度、内控制度相关要求；四是个别人员合同意识和法律意识淡薄，存在无所谓的态度；五是只重利益不重风险，认为合同只是在结算时为了履行手续才需要的，因而不结算不签约，把签订合同仅仅作为申请资金结算的一个形式要件，仅仅走过场。

2、签约依据滞后或倒置。合同的签约依据主要是计划，由于计划为每年3月份下达，造成了合同签约依据的滞后，使得1-3月份发生的合同形成了倒签。

3、合同准备时间过长。项目计划下达后，项目实施单位根据项目额度的大小首先进行招标、其它竞争性选商和独家谈判活动，然后进行合同起草、合同审查审批、合同签署等。招标活动至少需要30日完成，包括相对人的资信调查、招标审批、招标预备会、发放招标文件、开评标、定标等；其它竞争性选商至少需要15日完成，包括相对人的资信调查、选商审批、选商准备会、发放选商文件、开评标、确定成交人等；合同审批部门涉及的较多、程序复杂，合同从起草到审查审批完成需要的环节过多，若在审查审批期间有人外出，这都影响合同的审查签订效率，或者合同相对人路途遥远，造成合同签订时间较长，使合同不能及时签订，形成合同倒签。

4、合同审批环节长，审批效率低。根据总部合同管理办法，合同签署需经过“三性”审查。按照这一制度设计，合同至少需经过三个部门的审查和授权人或委托代理人的最终批准。管理层次多的单位，审查部门可能多于三个，审查人员可能更多。审批环节的增多，意味着效率低下。往往一份合同审批环节还没完成，合同已经履行完毕，这是造成合同倒签现象多发的主要原因之一。

三、齐鲁公司目前做法

1、严格执行总部和齐鲁公司相关规定。齐鲁公司严格执行总部合同管理办法和内控制度，强化对合同全生命周期的管理，尤其在合同签署环节，严禁倒签合同现象发生。在齐鲁公司《合同管理实施细则》中，明确规定禁止倒签合同。在合同审查环节，将合同倒签管理作为管理的重要内容，并加大考核监督力度。

2、严格合同选商管理，从源头杜绝合同倒签现象发生。合同选商是指在合同缔约过程中选择承包商、供应商和服务商等合同相对人的业务活动。齐鲁公司将合同选商分为招投标、竞标比选、竞争性谈判、竞价、询价、独家谈判6种方式。目前，齐鲁公司初步确立合同选商统一管理、分专业组织实施的管理体制。公司法律事务处统一管理公司合同选商工作，并具体实施除建设工程、生产物资采购以外项目（主要为服务类）的竞争性合同选商组织工作，并参与工程处组织实施的工程建设项目招投标工作以及物资装备中心组织实施的生产物资招投标工作。法律事务处充分发挥本部门法律和商务专业特长，规范、高效组织合同选商。在合同选商立项阶段，提前介入合同选商工作，严格应招未招、应竞未竞合同项目审批。在合同选商准备阶段，组织拟定详细规范的选商文件、对竞标相对人的资格资信审查、编制选商方案。在选商评标阶段，规范组织对竞标相对人商务技术报价文件的评审。对建设工程、生产建设物资采购招投标，通过采取事前通知、过程参与、效果统计等方式，进行监督与管理。通过对合同选商全过程管理和参与，合同倒签现象明显减少，合同法律风险得到有效控制。

3、实行正常和非正常倒签合同差异化管理。鉴于炼化企业生产突发性、不确定性等特点，根据合同标的的主客观因素，对合同倒签实行差异化管理。对生产突发事故急需抢修、产品堵库等紧急情况，允许业务发生部门先进行生产抢修，事后补签合同。但必须填写《后补合同审批表》，由公司业务主管部门对后补事项确认后，方可办理合同签订手续,并且限时30日内办理完毕。对于非正常倒签合同，合同管理部门不予审批合同。对于已发生的非正常倒签合同业务，必须经过更严格的审批程序，即需经公司领导审批，并且纳入绩效考核进行处罚。

4、加大对合同倒签行为的考核监督。对非正常倒签合同实行绩效考核奖惩措施，先后对发生非正常倒签合同的热电厂、炼油实业部和炼油厂等单位了进行考核，减少了非正常倒签合同的数量。

四、对合同倒签管理的措施

从齐鲁公司近几年合同管理实践，我们认为应该从以下几个方面措施，方能杜绝合同倒签现象的发生：

一是建立完善计划管理机制，公司各专业管理部门应根据公司年度计划和合同承办单位申报月（或季）需求建议计划，结合实际需要及时审定专业月（或季）外委外购计划，使外委外购计划前置于合同签订并具有可操性，保证外委外购项目在计划当期内先签订合同后实施完毕。

二是针对不同的业务，对合同倒签实行差异化管理。对除生产经营急需以外的原因而发生的后补合同，严格合同倒签理由的审核确认，若理由不成立或不充分合同不予办理后补手续，后果由责任单位或责任人承担，从而实现先签订合同而后依据合同对项目进行履行正常程序。

三是根据公司合同管理规章和内控制度要求，减少合同会签环节，强制推行各环节工作限时制度。建议在CMIS系统中增加限时提醒，时刻提醒各级审批人员，提高合同审批效率。

四是落实责任追究制度和加强考核。建立健全责任追究制度，把责任落实到人，明确其责权利，并定期组织检查考核。加强对合同经办单位的管理，对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导，对随意倒签合同的行为进行通报批评并予以考核，对规避监督管理的行为进行严肃处理。

五是提高合同主办人员的法律意识。通过全方位的普法工作和合同管理业务培训，全面提升合同主办部门工作人员法律意识和知识水平，使业务人员和合同经办单位负责人认识到及时签订合同的重要性。进而明确合同签订时限，避免人为造成合同倒签给公司经营可能带来的法律风险。

六是采用阶段框架合同 订单（或成交（中标）通知书）形式。目前相当多的倒签合同发生在零星维修项目，由于发生时间不固定，无法预计发生项目的数量，所以采用物资采购框架协议的方式，就一段时间内的零星维修项目签订框架合同（采用选商方式确定合同相对人），然后我方根据该段时间内发生的维修项目先报公司相关部门审批，然后以书面通知方式或采用订单方式，由承包人对所发生的维修项目进行实施，这样可以可以避免合同倒签。

(作者单位：中石化齐鲁石化分公司法律事务处)